Při zakládání společnosti nebo změně její adresy patří souhlas s umístěním sídla mezi důležité dokumenty předkládané obchodnímu rejstříku. Vlastník nemovitosti jím potvrzuje, že společnost může mít na dané adrese své oficiální sídlo.
Správně připravené prohlášení musí splňovat zákonné požadavky, zejména na písemnou formu, stáří dokumentu a ověření podpisů. Důležitou roli hraje také vlastnictví nemovitosti a způsob jejího využívání. Co je tedy potřeba vědět?
Shrnutí článku
Souhlas s umístěním sídla slouží k doložení právního důvodu užívání prostor při zápisu sídla společnosti.
Ověření podpisu u souhlasu s umístěním sídla je podle § 14 odst. 2 povinné a předkládané prohlášení nesmí být starší než tři měsíce.
Vzor souhlasu s umístěním sídla lze připravit ve Wordu a následně převést do PDF, přičemž formát dokumentu nenahrazuje požadované ověření.
Souhlas s umístěním sídla při spoluvlastnictví vyžaduje posouzení oprávnění spoluvlastníků podle konkrétního vlastnického uspořádání.
Virtuální sídlo umožňuje využívat adresu poskytovatele bez nutnosti vlastního kancelářského prostoru, pokud jsou splněny příslušné právní podmínky.
Co musí obsahovat souhlas s umístěním sídla společnosti?
Aby byl souhlas s umístěním sídla použitelný pro zápis do obchodního rejstříku, musí jednoznačně identifikovat osobu udělující souhlas, příslušnou nemovitost a společnost, které je souhlas poskytován. Zákonné podmínky vycházejí především z § 14 zákona č. 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob.
Podle tohoto ustanovení postačuje k doložení právního důvodu užívání prostor písemné prohlášení vlastníka nemovitosti či jednotky, případně jiné osoby oprávněné s prostorem nakládat. Dokument nesmí být při předložení starší než 3 měsíce.
Pro bezproblémové zpracování je vhodné, aby prohlášení obsahovalo následující údaje:
- Identifikace vlastníka: u fyzické osoby jméno, příjmení a další údaje, u právnické osoby název, IČO a sídlo.
- Identifikace společnosti: obchodní firma, IČO u již existující společnosti a případně další rozlišující údaje.
- Přesné označení nemovitosti: adresa včetně čísla popisného nebo evidenčního, případně čísla jednotky.
- Výslovný souhlas: jasné prohlášení o souhlasu s umístěním sídla konkrétní společnosti na uvedené adrese.
- Datum a místo podpisu: důležité zejména kvůli zákonnému omezení stáří dokumentu.
- Úředně ověřený podpis: podpis vlastníka nebo jiné oprávněné osoby, případně podpisy více oprávněných osob.
Přestože zákon nestanovuje jediný závazný formulář, přesná identifikace nemovitosti pomáhá předejít nejasnostem. Adresa uvedená v souhlasu by měla odpovídat adrese navrhované k zápisu do obchodního rejstříku.
Souhlas vlastníka s umístěním sídla musí také pocházet od osoby, která je skutečně oprávněna jej poskytnout. Vlastnictví lze ověřit v katastru nemovitostí. Pokud dokument podepisuje zmocněnec, může být nutné doložit také její oprávnění.
Důležitý je rozdíl mezi samotným prohlášením a právním důvodem užívání prostor. Souhlas slouží v rejstříkovém řízení jako doklad tohoto právního důvodu, nemusí však sám o sobě zakládat například nájemní vztah nebo právo prostor fakticky užívat.
Vzor souhlasu s umístěním sídla společnosti
Dobře připravený vzor souhlasu s umístěním sídla usnadňuje sepsání dokumentu a omezuje riziko chybějících údajů. Není nutné používat složitý právnický jazyk. Podstatné je, aby z prohlášení jednoznačně vyplývalo, kdo souhlas poskytuje, které společnosti se týká a na jaké adrese může být sídlo umístěno.
Následující vzor souhlasu s umístěním sídla představuje orientační podklad pro běžnou situaci, kdy nemovitost vlastní jedna fyzická osoba. V praxi se však lze setkat i se situacemi složitějšími.
Vzor dokumentu k vyplnění
SOUHLAS VLASTNÍKA NEMOVITOSTI S UMÍSTĚNÍM SÍDLA SPOLEČNOSTI
Já, níže podepsaný/á:
Jméno a příjmení: [jméno a příjmení]
Datum narození: [datum narození]
Adresa trvalého pobytu: [úplná adresa]
jako vlastník nemovitosti nacházející se na adrese:
Ulice a číslo popisné/evidenční: [adresa nemovitosti]
Obec a PSČ: [obec a PSČ]
Číslo jednotky, pokud je relevantní: [číslo jednotky]
tímto uděluji souhlas s umístěním sídla společnosti:
Obchodní firma: [název společnosti]
IČO: [IČO, pokud již bylo přiděleno]
na výše uvedené adrese.
Tento souhlas uděluji pro účely zápisu sídla společnosti do příslušného veřejného rejstříku.
V [místo], dne [datum]
Podpis vlastníka: ______________________
Podpis musí být úředně ověřen.
Jak vzor správně upravit?
U existující společnosti je vhodné uvést přesnou obchodní firmu a IČO podle veřejného rejstříku. V případě nově zakládané společnosti, která dosud IČO nemá, se použije její zamýšlený název a další dostupné identifikační údaje.
Jestliže nemovitost vlastní právnická osoba, upraví se identifikační část tak, aby zahrnovala její název, sídlo, IČO a osobu oprávněnou jednat jejím jménem. U společného vlastnictví jsou potřebné podklady prokazující rozhodnutí spoluvlastníků.
Samotný vzor souhlasu s umístěním sídla proto není zárukou, že bude dokument vyhovovat každé konkrétní situaci. U složitějších vlastnických vztahů je zásadní především správné určení osoby oprávněné souhlas udělit.
Vzor souhlasu s umístěním sídla v PDF >> STÁHNOUT
Vzor souhlasu s umístěním sídla ve Wordu >> STÁHNOUT
Souhlas s umístěním sídla v PDF – kdy je vhodný?
Souhlas s umístěním sídla v PDF je oblíbený zejména díky snadnému sdílení a stabilnímu vzhledu dokumentu. Formát PDF bývá vhodný pro archivaci, předání účetní, advokátovi nebo notáři i pro přípravu elektronického podání.
Samotný soubor PDF však ještě nezaručuje splnění zákonných požadavků. Rozhodující je způsob podpisu a jeho úředního ověření. Pokud vlastník podepíše vytištěný dokument a nechá podpis úředně ověřit, vznikne listina použitelná pro příslušný právní účel. Obyčejné naskenování podepsané listiny do PDF ovšem samo o sobě nenahrazuje originál ani autorizovanou konverzi.
Pro elektronické podání lze využít autorizovanou konverzi listinného dokumentu do elektronické podoby. Druhá možnost využívá dokument vytvořený elektronicky, u kterého se provede eLegalizace, tedy elektronické ověřování podpisů.
Běžný postup může vypadat následovně:
- Připravení dokumentu a kontrola identifikačních údajů.
- Vytištění konečné verze souhlasu.
- Podpis oprávněné osoby s úředním ověřením.
- Případná autorizovaná konverze do elektronické podoby.
- Přiložení odpovídajícího dokumentu k návrhu na zápis sídla.
Souhlas s umístěním sídla ve formátu PDF se osvědčuje zejména ve chvíli, kdy je dokument již konečný a nepočítá se s jeho dalšími obsahovými úpravami. V opačném případě je vhodnější stáhnout si souhlas s umístěním sídla ve Wordu.
Souhlas s umístěním sídla ve Wordu – výhody editovatelného dokumentu
Souhlas s umístěním sídla ve Wordu je vhodný především pro přípravu a přizpůsobení dokumentu konkrétním podmínkám. Textový editor umožňuje snadno doplnit informace o nemovitosti nebo přidat údaje dalších oprávněných osob.
Wordovský dokument je praktický také pro podnikatele, kteří zakládají více společností nebo připravují dokumentaci pro různé klienty. Jednotlivé údaje lze upravovat bez nutnosti vytvářet pokaždé celý souhlas od začátku.
Z hlediska zákonných požadavků ovšem není mezi dokumentem vytvořeným ve Wordu a v jiném textovém editoru zásadní rozdíl. Rozhodující je obsah, oprávnění podepisující osoby a splnění formálních podmínek.
Souhlas s umístěním sídla připravený ve Wordu lze po dokončení uložit do PDF, vytisknout a předložit k podpisu. Zvláštní pozornost si zaslouží konečná kontrola údajů. Po úředním ověření podpisu již není vhodné do podepsané listiny zasahovat.
PDF, nebo Word?
| Vlastnost | Word (.docx) | |
|---|---|---|
| Úprava textu | Snadná | Omezená |
| Vyplnění údajů | Velmi pohodlné | Záleží na typu PDF |
| Zachování vzhledu | Může záviset na programu | Obvykle stabilní |
| Příprava k tisku | Ano | Ano |
| Archivace finální podoby | Možná | Velmi vhodná |
| Úřední ověření podpisu | Řeší se samostatně | Řeší se samostatně |
Nejpraktičtější bývá kombinace obou formátů. Word slouží k přípravě, zatímco PDF je vhodné pro uchování konečné verze. Ani jeden z těchto formátů sám o sobě nenahrazuje zákonem požadované ověření podpisu.
Ověření podpisu u souhlasu s umístěním sídla
Ověření podpisu u souhlasu s umístěním sídla patří mezi zásadní zákonné podmínky při použití písemného prohlášení podle § 14 odst. 2 zákona o veřejných rejstřících. Nestačí tedy dokument podepsat běžným vlastnoručním podpisem bez ověření.
Úřední ověření podpisu, označované také jako legalizace, potvrzuje skutečnost související s podpisem konkrétní osoby. Neznamená, že ověřující pracovník současně potvrzuje pravdivost celého prohlášení či jeho právní bezvadnost.
Ověření lze za příslušných podmínek zajistit například u notáře (stejně jako třeba sepsání závěti) nebo na pracovišti poskytujícím službu Czech POINT. Za legalizaci se platí poplatek podle typu poskytovatele:
| Místo | Cena za jeden podpis |
|---|---|
| Czech POINT (pošta, obecní úřad apod.) | 50 Kč |
| Notář | 70 Kč bez DPH, obvykle 85 Kč s DPH |
| eLegalizace elektronického dokumentu | 50 Kč |
Pro samotné úřední ověření podpisu u souhlasu s umístěním sídla je zpravidla potřebný platný doklad totožnosti a příslušná listina, která se podepíše před úředníkem nebo notářem – podpis se ověřuje v jeho přítomnosti.
Jak dlouho souhlas s umístěním sídla platí?
Prohlášení předkládané podle § 14 zákona o veřejných rejstřících nesmí být v době zápisu starší než 3 měsíce. Tříměsíční omezení však neznamená, že by společnost musela každé tři měsíce automaticky získávat nový souhlas.
Právní důvod užívání prostor musí existovat po celou dobu, po kterou je adresa zapsána jako sídlo společnosti. Pokud tento právní důvod později zanikne, je nutné situaci řešit bez ohledu na stáří původního prohlášení.
Kdo může udělit souhlas vlastníka s umístěním sídla?
Nejběžnějším případem je situace, kdy souhlas vlastníka s umístěním sídla uděluje fyzická osoba vlastnící byt, rodinný dům nebo jinou vhodnou nemovitost. Ne vždy však musí dokument podepisovat přímo vlastník.
Zákon výslovně připouští také prohlášení osoby oprávněné s nemovitostí, bytem či nebytovým prostorem jinak nakládat. Takové oprávnění může podle konkrétních okolností vyplývat například ze smluvního vztahu nebo plné moci.
Samotné užívání prostor ovšem ještě automaticky neznamená oprávnění poskytovat je jako sídlo jiné právnické osobě. To si lze demonstrovat na případu podnikatele, který má pronajatou kancelář.
Nájemní smlouva může obsahovat ujednání umožňující umístění sídla jeho společnosti. Jestliže takové oprávnění ze smlouvy nevyplývá, je potřeba ověřit, zda má nájemce právo souhlas poskytnout nebo zda musí jednat přímo s pronajímatelem.
Pokud společnost vlastní nemovitost, ve které má mít sídlo, může být její právní důvod užívání zjistitelný přímo z veřejné evidence. Poté není nutné právní důvod zvlášť dokládat, pokud je zjistitelný z příslušného informačního systému.
Souhlas s umístěním sídla při spoluvlastnictví nemovitosti
Souhlas s umístěním sídla při spoluvlastnictví bývá složitější než v případě jediného vlastníka. Pokud nemovitost vlastní více osob, je potřeba zjistit, kdo je oprávněn rozhodnout o jejím využití.
Občanský zákoník obsahuje pravidla pro správu společné věci, přičemž rozsah potřebného souhlasu závisí na povaze konkrétního rozhodnutí. Nelze proto obecně tvrdit, že pro každé umístění sídla společnosti je nutný podpis všech spoluvlastníků. Současně však není správné předpokládat, že podpis jediného spoluvlastníka bude vždy dostačující.
Důležitou roli může hrát rozsah spoluvlastnických podílů, dohoda spoluvlastníků o správě nemovitosti i konkrétní způsob využití. Souhlas s umístěním sídla ve spoluvlastněné nemovitosti je proto vhodné připravovat až po ověření vlastnických poměrů.
Praktický příklad představuje rodinný dům ve vlastnictví dvou sourozenců, z nichž každý drží polovinu. Pokud má v domě vzniknout sídlo společnosti jednoho z nich, je nejbezpečnější získat souhlas obou a předejít tak pochybnostem.
Nemovitost ve společném jmění manželů
Zvláštní situaci představuje nemovitost ve společném jmění manželů. Společné jmění se neřídí totožnými pravidly jako podílové spoluvlastnictví. Podle občanského zákoníku záleží mimo jiné na tom, zda dané jednání spadá do běžné správy, nebo přesahuje její rámec. U umístění sídla společnosti do nemovitosti ve společném jmění je proto potřeba posoudit konkrétní okolnosti.
Získání souhlasu obou manželů může být praktickým preventivním řešením. Nelze však bez individuálního posouzení prohlásit, že oba úředně ověřené podpisy jsou povinné v každém jednotlivém případě.
Umístění sídla společnosti v bytě nebo rodinném domě
Sídlo společnosti nemusí být automaticky spojeno s pronájmem kanceláře. Občanský zákoník v § 136 připouští umístění sídla právnické osoby také v bytě, pokud tím nedochází k narušení klidu a pořádku v domě.
Díky tomu může být administrativní sídlo společnosti umístěno například v bytě jejího jednatele nebo v rodinném domě. Samotný zápis sídla přitom ještě neznamená, že se na dané adrese musí odehrávat veškerá podnikatelská činnost.
Je třeba rozlišovat sídlo společnosti, provozovnu a případné místo skutečného výkonu činnosti. Pokud firma provozuje obchod, výrobní činnost nebo služby vyžadující zvláštní prostory, mohou se na její provoz vztahovat další předpisy.
Sídlo v bytě má zároveň praktické důsledky. Adresa společnosti je veřejně dohledatelná v obchodním rejstříku. Pokud jde současně o soukromé bydliště, může být tato skutečnost významná z hlediska soukromí.
U pronajatého bytu je potřeba vyhodnotit také rozsah práv nájemce a příslušná smluvní ujednání. Nájemní vztah sám o sobě nemusí opravňovat k poskytnutí adresy jako sídla samostatné společnosti.
Virtuální sídlo jako alternativa k vlastní nemovitosti
Virtuální sídlo představuje službu, při které společnost využívá adresu poskytovatele jako své oficiální sídlo, aniž by v daných prostorách nutně každodenně vykonávala podnikatelskou činnost. Tato možnost bývá využívána především podnikateli, kteří pracují z domova, podnikají na dálku nebo nepotřebují vlastní kancelářské zázemí.
Poskytovatelé mohou nabízet různé doplňkové služby, například přebírání pošty, upozornění na doručené zásilky nebo krátkodobé využití zasedací místnosti. Rozsah služeb závisí na konkrétní nabídce a smluvních podmínkách.
Jak funguje souhlas u virtuálního sídla?
Také pro virtuální sídlo musí být zajištěn odpovídající právní důvod užívání prostor. Poskytovatel služby by měl být oprávněn umožnit umístění sídla na nabízené adrese. V praxi bývá součástí služby zajištění příslušného prohlášení.
Samostatnou pozornost zaslouží doručování úředních písemností. Společnost musí mít nastavené spolehlivé přebírání zpráv a plnit své povinnosti související s datovou schránkou bez ohledu na zvolený typ sídla.
Virtuální sídlo společnosti tedy může snížit potřebu vlastního administrativního prostoru, nenahrazuje však požadavky na řádné fungování společnosti ani její odpovědnost za zákonné povinnosti.
Jak souhlas přiložit k návrhu na zápis do obchodního rejstříku?
Připravení a podepsání souhlasu je pouze jednou částí celého procesu. Aby se nová adresa stala sídlem uvedeným v obchodním rejstříku, musí být proveden odpovídající zápis.
Při zakládání společnosti bývá určení sídla součástí širšího procesu vzniku právnické osoby. Při pozdějším stěhování již existující společnosti se postupuje cestou změny zapisovaných údajů.
Návrhy na zápis do veřejného rejstříku se připravují prostřednictvím formuláře Ministerstva spravedlnosti. Návrh může být podle zákonných podmínek podán rejstříkovému soudu, případně může příslušný zápis přímo provést notář.
Obvyklý postup při změně adresy společnosti zahrnuje následující kroky:
- Výběr nové adresy. Nejprve se ověří, že má společnost k prostorám odpovídající právní důvod.
- Příprava souhlasu. Vlastník nebo jiná oprávněná osoba poskytne potřebné prohlášení.
- Úřední ověření podpisů. U prohlášení podle § 14 odst. 2 se zajistí zákonem požadované ověření.
- Zajištění ostatních listin. Podle okolností může být nutné doložit rozhodnutí příslušného orgánu společnosti.
- Podání návrhu. Vyplní se příslušný rejstříkový formulář a přiloží požadované dokumenty.
- Kontrola zápisu. Po provedení změny se ověří správnost nové adresy ve veřejném rejstříku.
Při změně sídla může hrát roli také to, zda se společnost přesouvá pouze v rámci stejné obce, nebo do jiné obce. Rozhodující je zejména znění zakladatelského právního jednání a rozsah požadované změny.
Co se stane, když vlastník souhlas odvolá?
Souhlas s umístěním sídla a samotné oprávnění užívat prostory spolu úzce souvisejí, nejsou však totožné. Pokud společnost využívá adresu například na základě platné nájemní smlouvy, samotné odvolání dříve uděleného prohlášení vlastníka nemusí automaticky znamenat zánik smluvního oprávnění.
Jiná situace může nastat, pokud právní důvod užívání prostor skutečně zanikne. V takovém případě společnost přestává splňovat podmínku, podle níž musí mít právní důvod užívání prostor po celou dobu zápisu sídla.
Rejstříkový soud může v souvislosti se zjištěným nedostatkem požadovat nápravu. Další postup se odvíjí od okolností konkrétního případu a použitelné právní úpravy. Proto je důležité věnovat pozornost nejen získání počátečního souhlasu, nýbrž také smluvnímu vztahu, na jehož základě společnost adresu využívá.
U dlouhodobého pronájmu nebo poskytování sídla třetí osobou mohou být užitečná jednoznačná ujednání o době trvání oprávnění, ukončení spolupráce a součinnosti při změně sídla společnosti.
FAQ – nejčastěji kladené otázky a odpovědi
Samotné vlastnictví nemovitosti jednatelem neznamená, že ji vlastní také společnost. Jde o dva odlišné právní subjekty. Právní důvod užívání prostor je proto nutné odpovídajícím způsobem doložit.
ravidelná každoroční obnova není zákonem obecně stanovena. Tříměsíční lhůta se týká stáří prohlášení předkládaného pro zápis. Právní důvod užívání prostor musí přetrvávat po celou dobu, kdy je adresa zapsána jako sídlo.
Ano, sama skutečnost, že je na jedné adrese zapsáno více společností, není automaticky zakázána. Každá společnost však musí splňovat příslušné zákonné požadavky. Takové řešení se používá například při poskytování virtuálního sídla.
Záleží na konkrétní formě elektronického dokumentu a způsobu splnění požadavku na úřední ověření podpisu. Běžný elektronický podpis na souhlasu s umístěním sídla automaticky nenahrazuje legalizaci.
Ne v každém případě. Zápis změny lze za příslušných podmínek řešit prostřednictvím rejstříkového soudu nebo notáře. Potřeba notářského zápisu může vyplývat například z nutnosti změnit zakladatelské právní jednání společnosti.
Již dlouhodobě se věnujeme široké škále témat. Portál MZ.cz si klade za cíl přiblížit čtenářům aktuální dění co nejsrozumitelnější formou skrze čtivé články. Zpracováváme tematické náměty z rodinného života, duševního zdraví, vztahů, výchovy a dalších oblastí.
